העברת מסר נכון באמצעות תקשורת כתובה/מאת עו״ד עדי רופא-שפר

העברת מסר נכון באמצעות תקשורת כתובה/מאת עו״ד עדי רופא-שפר

 

הרוב הגדול מבינינו כותב מדי יום מספר הודעות ווטסאפ, מספר אימיילים או הודעה בפייסבוק או בטוויטר והרשימה עוד ארוכה. אך האם עצרנו, ולו לרגע, ושאלנו את עצמנו מה כתבנו? האם המסר שהתכוונו להעביר יתקבל בצורה המובנת ביותר לצד השני, אשר קורא את ההודעה?

 

החל מהתקופה העתיקה ועד היום התקשורת הכתובה, הינה דרך ההתקשרות העיקרית בין הפרטים באנושות. אמנם על אייפונים לא שמעו עד לפני 20 שנה וגם על הסקייפ עדיין לא חלמו בעת העתיקה, על מנת להעביר הודעה מאדם אחד למשנהו, אם זה בן משפחה הגר במרחקים או לשותף לעסקים, או למנהיג של השבט אחר, או אף לאוייב, המסר/ ההודעה, שהועברו, היו נכתבים על גבי לוח חימר  ומאוחר יותר על גבי קלף, וכך הייתה  התקשורת מתבצעת בין אנשים, בין מנהיגים,  בין שבטים, ובין מדינות. גם כיום עיקר התקשורת האנושית מתבצעת באמצעות בהעברת מסרים כתובים, אמנם לא על גבי קלף, שנכתב ביתד או בעט נוצה, אלא בהודעות אלקטרוניות!

 

בעת כתיבת הודעה, בין אם היא על נייר או הודעה אלקטרונית, המילה הכתובה ומשקלה הם שצריכים לעמוד לנגד עיני הכותב. שכן, למילה הכתובה יש כוח רב ומשמעות, ויכול אף, שתהא לה משמעות יתר, בהיותה נתונה ביתר קלות לפרשנויות שונות ומשונות. על הכותב לשקול תמיד את בחירת המילים המתאימות או באופן התנסחות שונה, שתהא בעלת אותה משמעות, אבל תקטין את החשש מפני פרשנות או הבנה שגויה.

 

לדוגמא : אתה חייב לצאת מהבית ב 07:45 עם הילדים על מנת שיגיעו בזמן לביה״ס.

כדאי שתצא מהבית עד 07:45 על מנת שהילדים יגיעו בזמן לביה״ס.

 

“כדאי וחייב” – ברגע שהקורא רואה את המילה “חייב” התחושה הראשונית שעלולה להיווצר אצלו הינה תחושה של התנגדות, אך ברגע שהמילה “כדאי” מופיעה המסר שבמשפט יהיה, מן הסתם, קל יותר לקבלה.

 

סכסוכים רבים בין אנשים קורים על רקע של היעדר תקשורת או תקשורת לקויה הגורמת לחוסר הבנה בין הצדדים. קצר בתקשורת יכול להיווצר, ללא ספק, גם בתקשורת בע״פ, בשיחת פנים מול פנים. אלא, שבתקשורת הכתובה הקושי גדול יותר, שכן, כאשר אדם משוחח בשיחה עסקית או אישית, השיחה זורמת בינו לבין הצד השני ובידו להסביר את דבריו במקרה שהם לא הובנו. כאשר, לעומת זאת, אדם כותב אימייל או הודעה כתובה אחרת, הכתוב הינו עובדה קיימת ואין לדעת מתי הצד השני יקרא את ההודעה, מה תהיה תגובתו והאם יבין את המסר על פי כוונת הכותב. הקושי רב יותר כאשר ההודעה נכתבת בשעת רוגז, מתח, או עייפות.

 

 אז מה עושים וכיצד מגיבים?

 

ראשית, חשוב לכתוב הודעות עם מסרים מדוייקים שיכללו בעיקר עובדות. היות ומסרים הכוללים תחושות ורגשות עלול שלא יובנו כראוי כהלכה ע”י מקבל ההודעה. יש לזכור גם שמקבל המסר, אינו בהכרח ער למצב המנטלי של הכותב בשעת הכתיבה.

בנוסף, חשוב לזכור, כפי שכבר נאמר, שלמילה יש כוח משלה ויכול שתנתנה לה פרשנויות רבות ושונות. ולפיכך, יש לבחון לא רק את תוכן ההודעות, אלא גם לנסות לתת את הדעת, כיצד הן תקראנה ותובנה על ידי הנמען,  בטרם שהן נשלחות.

 

להלן מספר כללים שכדאי לאמצם בטרם משלוח ההודעה הכתובה:

 

רצוי שההודעה תנוסח באופן תמציתי –

ככל שההודעה תנוסח באופן תמציתי וענייני, כך יפחת הסיכוי או הסיכון, שהצד השני ישגה בהבנתה. ככל שההודעה מתארכת, כך יש לנמען מקום  רב יותר למתן פרוש מוטעה לנאמר. יש להימנע, ככל הניתן, מהודעות שכוללות תקיפה אישית של הצד השני כגון: אתה חצוף, טיפש, חסר רגישות וכו. שימוש בהערות פוגעניות בהודעות כתובות עלול להחמיר את הסכסוך לשווא. הודעה מתומצתת, עניינית ועובדתית תקטין את הסיכון בהחרפת המצב, ותזמין תגובה באותה רוח.

יש לזכור שההודעה הכתובה איננה בימת התנצחות, ואיננה, כשלעצמה, מוכיחה דבר. גם אם הצד השני אינו מסכים לנאמר, על הכותב להתרכז בהעברת המסר שהוא מאמין בו.

 

הודעה אינפורמטיבית – שניתן ללמוד ממנה –

תוכן ההודעה צריך להיות אינפורמטיבי ותמציתי, ובהודעה כתובה יש להתרכז בתיקון המידע העובדתי, שמעמיד על דיוקן את העובדות, כפי שהוצגו ע”י הצד השני.

יש להקפיד שהתגובה לא תחרוג מהעניין עצמו ולהימנע מהערות עוקצניות או מעליבות כלפי הצד השני.

הערות עוקצניות או מעליבות רק תגברנה את ליבוי הסכסוך האפשרי או את הקצנתו של סכסוך קיים ולפיכך ההודעה רצוי שתכלול מידע נכון ומדוייק ככל הניתן.

 

נוסח ידידותי של ההודעה –

ברגיל, בתגובה למייל כועס ישנה נטיה להגיב בצורה עצבנית וכעוסה, אך הנכון הוא להגיב בצורה ידידותית, גם למייל בוטה .

ככל שהודעה הכתובה, תנוסח בצורה ידידותית או עניינית יותר, הסיכוי לתכתובת עניינית ומועילה – יהיה רב יותר. אין תועלת בדחיקת הצד השני לעמדת התגוננות דבר שרק יגרור המשך תגובה מתלהמת וכעוסה.

במקרים בהם אין מקום להתנסח באורח ידידותי, יש לשמור על סגנון מכובד ללא עויינות מיותרת,  וכך, יש להניח, הצד השני גם יגיב מתוך כבוד, ובאופן ענייני.נינוח ומתוך כבוד.

 

ההודעה תנוסח בנחישות- firm

נוסח ההודעה  יהיה נחוש והחלטי בכל הנוגע למסר שכלול בו. לדוגמא : ״זה כל מה שאני יכול לומר על הנושא הזה״.

הנחישות תעביר את גמירות הדעת ביחס לנושא, במטרה שלא תגרור את הצד השני להגיב באורח שיעביר את התכתובת להתכתשות מילולית ארוכה, ככל שאין כוונה לכך. ההודעה תנוסח כך שלא תותיר למכותב פתח לתגובה שלילית.

לדוגמא: “אני מקווה שתסכים איתי בנושא …. ״  נוסח כזה מזמין תגובה כגון: ״אני לא מסכים״.

נוסח ההודעה ינסוך תחושה של בטחון עצמי ונחישות בעמדה המובעת. יש להיזהר עוד יותר בהודעות  שמטרתן השגת אינפורמציה, מחשש שהדבר יביא להתארכות מיותרת של ההתכתבות.

לסיכום :

הודעה המנוסחת בתמציתיות וברוח עניינית וחיובית תביא, בהכרח, לתוצאה טובה יותר מהתנסחות אחרת ותחסוך בזבוז אנרגיות רגשיות ומשאבי זמן.

שיהיה בצלחה !

 

Schaffer Roffe Adi

Mediator Divorce&Business

LTAMediation.com

adi@ltamediation.com

 

השארת תגובה

חייבים להתחבר כדי להגיב.